5 tipp, amit okvetlenül tarts be adatbázis készítésekor

Az adatok és az adatbázisok ma már akkor is körbevesznek, ha csak magán célra használod az Excelt (lásd 5 tipp, hogy mire használd az Excelt).

Cégek esetén kiemelten fontosak az értékesítési, pénzügyi, gyártási adatok. Mivel itt már komoly pénzek forognak kockán, különösen körültekintőnek kell lenned. Ellenőrizd ezt az 5 szempontot, és készíts profi adatbázisokat!

1. Az adatbázisodnak mindig csak egy fejléce legyen

Triviálisnak hangzik, de sokszor a vállalatirányítási rendszerek is több sorban exportálják a címkéket. Például külön sorban szerepel az évszám, majd alatta tagoltan a darab, összbevétel, egyéb adatok. Címlistáknál pedig csábító lehet külön felirattal megkülönböztetni a postázási és számlázi címet.

 

 

 

 


Számold fel az adatbázisban a dupla soros címeket!
Inkább használj hosszabb elnevezéseket és tördeld sortöréssel több sorba, hogy keskeny legyen, de egy cellában maradjon a szöveg. (Például 2013 bevétel, Postázási irányítószám)

Ha ezt (és a következő pontot) betartod, könnyebben kezelhető lesz a táblázatod. Például megspórolhatod  a kijelöléseket a fejléc rögzítésnél, sorba rendezésnél, szűrésnél, kimutatás készítésnél.

2. Legyen egybefüggő az adatbázis

Folyamatosan rögzítsd az adatokat, üres sorok és oszlopok nélkül. Persze előfordulhat, hogy egy-egy cella üres marad, mert nincs meg az információ, de teljesen üres sáv ne legyen.

A jól struktúrált adatbázison múlik a későbbi elemzés

Ha például új oszlopot szúrsz be egy új adatnak, akkor azonnal nevezd el, így egyből meglesz a híd a 2 rész között, és nem kevered össze az adatokat egy sorba rendezésnél.

Például én úgy jártam egyszer, hogy telefonáláskor senki nem az volt, akit kerestem. Az ötödiknél már feltűnt, hogy valami nem stimmel, és akkor vettem észre az üres oszlopot, ahol egyébként a hívás eredményét szándékoztam rögzíteni. Szerencsére még vissza tudtam vonni a lépéseket, így nem történt baj.

3. Legyen külön helye az adatoknak

Gondold végig, hogy mi számít adatnak, és arról mi mindent akarsz tárolni, mennyire kell tagolnod, és mi lesz egy rekord, azaz összetartozó adat, amit egy sorba írsz.

Az ügyfeleknél maradva, ki számít ügyfélnek:

  1. A cég, akihez rögzíted a kapcsolattartót is, akár többet is, külön oszlopban (pl. elsődleges kapcsolattartó, másodlagos kapcsolattartó… vagy pozíció szerint lesznek külön oszlopok (pl. ügyvezető, pénzügyes, marketinges). Így egy cég összes adata egy sorba kerül.
  2. Vagy a személyen lesz a hangsúly, és akkor minden személyt külön sorba írsz, viszont lesz egy pozíció oszlop, ahová bekerül a munkakör, a cég neve viszont ismétlődni fog a kollégáknál.

Minden fontos adatnak készíts külön oszlopot, és nevezd el egyértelműen. A Postázási cím kerülhet egy mezőbe, de később könnyebben áttekinthető, ha eleve 3 külön cellába írod.

Ha külön helyről származnak az adatok, például minden viszonteladó elküldi a listát, akkor érdemes egy Partner oszlopot felvenned, hogy lásd, hol vásárolt az adott ügyfél.

Ha hasonló adatból több is van, pl. több árral dolgozol, akkor egyértelműen nevezd el: Önköltségi ár, Kisker ár, Nagyker ár. Ugyanis az Ár1, Ár2, Ár3 között egy pár nap múlva már nem tudsz különbséget tenni.

Persze nem kell elsőre tökéletesen csinálni, később is tudsz új oszlopokat beszúrni, vagy egy cella tartalmát több külön mezőbe szétdobálni.

4. Mindent egy táblázatban tárolj

Próbálj meg egy nagy listát létrehozni, ami minden adatot tartalmaz. Ha jól határoztad meg a szerkezetét és pontosan adod meg az adatokat, akkor később mindent meg fogsz találni benne.

Az előző példánál maradva, ne legyenek viszonteladónként külön listáid, hanem kezelj mindenkit egy helyen.

Ha később csak bizonyos adatokra van szükséged, akkor a szűrés segítségével bármikor szűkíthetsz: női vásárlók, valamely termék adott évi gyártása, vagy az adott viszonteladó termékei-árai.

Ne feledd: szűrni és szétszedni mindig sokkal egyszerűbb, mint adatokat több fülről összevadászni és összeollózni.

5. Adattároláskor felejtsd el az összesítő sorokat

Ha adatokat tartasz nyilván, akkor hagyd ki a kategóriánkénti és teljes adatbázisra vonatkozó összesítő sorokat a táblázatból. Az adatbázis lényege, hogy az összes adatot felsorolásszerűen tárolja, amivel később bármilyen számítást elvégezhetsz.

Egy jó adatbázis információs aranybánya.

Jól felépített adatbázisból könnyű kinyerni az információt. Ennek legegyszerűbb eszköze a szűrő.

Az átfogó összesítéseket, elemzéseket mindig a forrásadatoktól távolabb helyezd el, lehetőleg külön munkalapra.

Ehhez használhatsz kimutatás készítést (pivot tábla) vagy függvényeket is (pl. SZUMHA).

Az összesítő táblázatoknál érdemes betartani a szép táblázatokra vonatkozó ajánlásokat.

Ha szeretnél az adatelemzéshez, kimutatáskészítéshez is jobban érteni, akkor gyere el erre a tréningre: Adatelemzés (Pivot tábla) workshop!

5 hatásos tipp adatelemzéshez és prezentáláshoz

Üzleti Excel Workshopok – hogy gyorsan meglegyen, ami gyorsan meglehet

 

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük