5 hatásos tipp adatelemzéshez és prezentáláshoz

Félelemmel tölt el, hogy elemezned kell egy nagyobb adathalmazt? Valószínűleg először azt sem tudod, hogyan kezdj hozzá. Saját tapasztalatom szerint a legnehezebb rész az információ összegyűjtése, főleg ha több helyről kell összeollóznod az – olykor egymásnak is ellentmondó – adatokat.

Az összesítésnek, strukturálásnak megvan a maga technikája, ha ismered a kimutatáskészítést (vagy angol nevén pivot táblát) akkor könnyen fog menni az adatelemzés. De érdemes ismerned és használnod néhány függvényt is.

Viszont azt is meg kell tanulnod, hogy hogyan tudod a bonyolult adathalmazt leegyszerűsíteni, és logikusan prezentálni úgy, hogy érthető legyen és maradandó hatást érj el vele.

Fogadd meg ezt az 5 tippet, és garantált lesz a sikered:

1. Adatelemzésnél is igaz: a kevesebb több

Ne akarj mindent egy táblázatba vagy diagramba sűríteni. A kevesebb, de jól átlátható adat mindig könnyebben értelmezhető.

Adatelemzéskor keress érthető mutatószámokatHa jó elemző akarsz lenni, akkor meg kell tanulnod kíméletlenül mellőzni a nem fontos számokat és információkat.

Hallgass Richard Bransonra, a Virgin Group alapítójára:

“Minden hülye tudja bonyolítani a dolgokat. Az a nehéz, hogy leegyszerűsítsd őket.”

2. Mindig a nagy képpel kezdd

Először mutasd be a nagy képet, és ezután áss le a mélyebb összefüggésekhez. Például kezdd a főbb termékcsoportok összehasonlításával, majd vizsgáld meg azok összetételét, vagy regionális megoszlását. Ez fogja megadni a prezentációd ívét.

Tanulmányozd részletesebben az egyes csoportok, kategóriák adatait és azok kapcsolatát, és döntsd el, hogy ezek közül melyek a legérdekesebbek és legfontosabbak.

Például összefügg-e az egyik termék forgalmának a csökkenése és a másik növekedése (mert a vevők inkább azt választják), vagy 2 terméket jellemzően együtt vesznek meg az ügyfelek, esetleg valamelyik értékesítő pontatlan tájékoztatást ad, emiatt több az elégedetlenség és a lemorzsolódás.

A te feladatod, hogy kicsomagold az adatokat, és a lehető leglogikusabban és legegyszerűbben bemutasd a kapcsolatokat.

Azt se sumákold el, ha valami nem jól alakult, inkább keress rá minél több tényszerű magyarázatot és készülj előremutató javaslatokkal.

Végezd el alaposan a kutatást. Kellemetlen, ha a prezentálás során kérdez rá a másik valamire, amire nem gondoltál.

3. Ha csak teheted használj grafikus megjelenítést.

A vizuális eszközök segítenek az adatok értelmezésében. Fontos, hogy mindig megtaláld az adatokhoz illő diagramot, ezzel is mélyítsd a megértést.

Az ábrán mindig szerepeljenek a feliratok az egyértelműség végett.

Válassz az adatelemzéshez illeszkedő grafikont

Figyelj oda, hogy a diagram könnyen értelmezhető legyen!

Ha teheted (például a százalékos megoszlás prezentálásakor a tortadiagramon) használj csökkenő sorrendet, így egyből jobban látszódnak az arányok.

De nagyon szemléletes lehet egy növekedést szemléltető trendvonal is.

A legelterjedtebb verzió az oszlopdiagram, viszont figyelj oda, hogy mikor melyik típusát használod.

4. Emeld ki a főbb mutatókat

Területenként eltérhet az adatelemzés tárgya, de jellemzően ezek a kulcs mutatók, amelyeket érdemes megvizsgálnod:

  • az összegek (forgalom, költség),
  • a darabszámok (vevőszám, vásárlások száma, eladott darabszám)
  • az átlagok (átlagos élettartam, kosárérték) .
  • a tervhez vagy az előző időszakhoz történő változás
  • egy-egy tétel százalékos megoszlása

Viszont nem elég a táblázatot, diagramot elkészítened, hanem meg kell magyaráznod, és le kell vonnod a következtetéseket. Melyik a legjobb és a legrosszabb eredmény? Melyik adat változott a legjobban az előző elemzéshez képest. Melyik a legmeglepőbb eredmény?

Írásban és szóban is mindig kulcs adatok összefoglalásával kezd, majd ezután magyarázd meg az adatokat.

A Piros Erdő Magazin előfizetői (2361 db) átlag 2,1 új előfizetést vásároltak összesen 4,32 Mft értékben. Az eredmény így 16%-kal elmarad az év elején becsült 2,5 új magazintól. Leginkább a Sárga Kert és Zöld Mókus lapoknál figyelhető meg a népszerűség visszaesése.

5. Mi történt a háttérben?

Minden számnak külön története van. Ha rendszeresen figyeled őket, és benne vagy a vállalati folyamatokban, jól ismered az üzleti környezetet, akkor teljesen egyértelmű lesz számodra, hogy mi történt a változások háttérben, ami megmagyarázza az adatokat.

A releváns tényeket feltétlenül mondd el a többieknek is.

A visszaesés legfőbb oka, hogy a konkurens nemzetközi lap májusban megjelent a magyar piacon, és a kedvező előfizetési konstrukciójával számos ügyfelet elcsábított. Szeptembertől már költséghatékonyabb online változatban is árulják az újságot, ami további árérzékeny ügyfeleket vont el.Szerencsére sikerült időben közbelépni, így a törzsvevők 90%-át meg tudtuk tartani, és a lemorzsolódás nagy része az eseti olvasók körében történt. A 4. negyedévben elindult az online verzió fejlesztése is, így januártól már – nagy hírverés mellett – ezen a piacon is versenyre keltünk.

Ha ki is akarod vetíteni a prezentációdat, akkor a ppt készítéshez fontold meg ezeket a tanácsokat!

Szeretnél fejlődni a témában? Gyere el egy pivot workshopra vagy ha az adatgyűjtéshez kérdőívre is szükséged lenne, akkor egy kérdőív készítő és elemző workshopra. Vagy egyénileg is tanulhatsz a személyre szabott Excel tanfolyamainkon.

Változik a világ, de merre?

Segítség, infodömping! Mérés, információ tárolás és adatelemzés közérthetően

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük