Excel naptár: 2018 vagy öröknaptár

Az Excel naptár 2018 elkészítése nem fog gondot okozni, ha elolvasod a tavalyi cikkemet a naptárkészítésről. Írtam benne a naptár tervezésről és a gyakorlás előnyeiről, de kész sablonokat is találsz a cikkben.

Azonban ha egy kicsit előre gondolkozol, akkor úgy teszed össze a naptárat (és bármilyen fájlt), hogy azt évekig használhasd! Így rengeteg felesleges munkától kímélheted meg magad!

Ez a cikk a szemléletváltásról szól, egy hétköznapi példán keresztül, ami az öröknaptár kontra aktuális naptár.

Miért készíts Excel öröknaptárt vagy naptár sablont?

Ha azt kérem Tőled, hogy készíts 2018-ra egy havi nézetes naptárat, akkor valószínűleg nekiállsz lemásolni azt az elrendezést, ahogyan korábban a falinaptárakon megszokhattad:

Excel naptár: 2018 Januar - de ez még nem öröknaptár

a vízszintes tengelyre felírnád a napokat (hétfőtől vasárnapig), és megnéznéd, hogy 2018. január 1-je milyen napra (hétfő) esik.

Tehát beírnád az első sor hétfőjéhez az 1-jét, majd végig 7-e vasárnapig, a következő sorban pedig folytatnád a számozást 8-től 14-ig, és így tovább egészen 31-éig. Talán használnád az Excel tartalomkitöltő funkcióját, és büszke lennél magadra.

Csakhogy már az első hónap elkészítése elég unalmasnak tűnik, ugye?

Mikorra lesz kész a december? Minimum egy fél délután, ha nem egy napos munka… Ha most kezded az Excel tanulást, akkor ez jó gyakorlás, de munkaidőben már ablakon kiszórt pénz  a cégednek.

Aki kicsit is rendszerben gondolkodik, az szeretne egy tartósan működő megoldást. Ezért érdemesebb olyan sablont készítened, amit később is fel tudsz használni, és jövőre nem kell mindent újra előlről, szinte a nulláról kezdeni.

Az Excel, mint öröknaptár?

Igen, hiszen az Excel minden dátumról pontosan tudja, hogy milyen napra esett, az éven belül melyik hónap, és hányadik hét. (Ehhez persze fontos, hogy valóban dátumként rögzítsd, és ne szövegként.)

Vagyis egyszeri munkával évekre előre dolgozhatsz.

De ahhoz, hogy Te is valódi Excel öröknaptárt, – és a naptár most csak egy hétköznapi, mindenki számára könnyen érthető példa – tudj készíteni, változtatni kell a szemléleteden. 

Ugyanígy kellene hozzáállnod az összes listádhoz és táblázatodhoz is, mert ha nem figyelsz, a kollégák elpepecselgetik a jólfizetett munkaidejüket (ami a cégnek igaziből veszteség).

Jelentkezz az ExcelTitok VIP Klubba,
ahol az öröknaptárat tartalmazó Excel fájl mellett
számos hasznos sablonhoz és
kincset érő tudáshoz juthatsz!

Gyorsan vagy hosszútávon?

Amikor életem második munkahelyén (egy alapítványnál) a pénzügyi rendszert tettük össze Excelben, akkor a főnökömnek az volt a jelszava: Úgy csináljuk, hogy amikor mi már rég nem vagyunk ott, még akkor is jól működjön. Ezt nagyon sokat súlykolta, és nem hiába.

Azóta magaménak érzem ezt a szemléletet, mert csak kicsivel több energia az elején “tartósan” dolgozni, mint újra és újra nekiállni.

Jellemzően másképp kell “struktúrálnod” az információt, jelen esetben a napokkal kapcsolatos tényeket, ahhoz, hogy folyamatosan előállíthasd belőle a heti, havi, tetszőleges nézetet. 

  1. Első lépésként szükséged lesz egy listára, ami az alap adataidat tartalmazza – a leginformatívabb egységet, és annak tulajdonságait. Jelen esetben az év napjairól van szó.
  2. Ezekhez az adatokhoz kell hozzárendelned az információkat – most azt, hogy melyik milyen napra és hányadik hétre esett, például, hogy 2018. január 1-e egy januári, 1-e, ami hétfő, és a 2018-as év év első hetében van. Ehhez például a következő DÁTUM típusú függvényeket használhatod: ÉV, HÓNAP, NAP, HÉT.NAPJA, HÉT.SZÁMA
  3. Most már csak annyi a feladat, hogy az adatokból értelmezhető információt nyerj ki, méghozzá az ízlésednek megfelelően rendezve. (Ehhez szükséges egy profi eszköz is, ami legegyszerűbban a pivot tábla.)

Mennyire gondolkodik előre a céged?

Eldöntheted, hogy minden alkalommal újra nekifutsz, és nulláról teszed össze a táblázataid, vagy “rendszert” építesz, ami akár évekre visszamenőleg össze tudja hasonlítani az adataidat.

Gondold csak át, hogy a környezetedben hányan dolgoznak Excellel, és ebből hányan futják meg hétről hétre a felesleges köröket. Mennyivel jobban megérné saját magad és munkatársaid Excel tudásának fejlesztése…

Szakszerű tudással olyan olyan időket spórolhatsz meg, amelyeket most még elképzelni sem tudsz.

Ha szeretnéd jobban érteni az Excel “gondolkodását”, akkor gyere egyéni Excel oktatásra (VIP Klubtagságot adunk hozzá)!

Vagy jelentkezz külön az ExcelTitok VIP Klubba,
ahol az öröknaptárat tartalmazó Excel fájl mellett
számos hasznos sablonhoz és
kincset érő tudáshoz juthatsz!

A 640.000 forintos Excel hiba, ami akár 4x annyiba is kerülhetett volna

Kinek a hibája, ha 987 fájlban rossz az adat?

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.