Hogyan kell az adatokat sorba rendezni?

Hiba: Sorba rendezés során az oszlopot jelölöd ki.

Gondold csak meg jobban: ezzel pont 2 vagy 3 részre szabdalod a táblázatot, és nem lesz egyértelmű, hogy mit szeretnél mozgatni. Ezért jön rögtön a kérdés, hogy ugye nem csak azt a kijelölt oszlopot, hanem a teljes táblázatot szeretnéd mozgatni.

Megoldás: Sorba rendezésnél mindig az összetartozó adatokat, azaz a sorokat akarod átvariálni. Ezért ha valamit kijelölsz, akkor azok mindig a soronkénti adatok legyenek.

Lehet gyorsabb a sorba rendezés?

De elég csak egy cellát kijelölnöd abban az oszlopban, amelyik szerint rendezni szeretnél – ez lehet bárhol az oszlopban. Majd kattints az A-Z (növekvő) vagy a Z-A (csökkenő) gombra!

Sorba rendezésnél elég egy cellát kijelölnöd

Sorba rendezésnél elég egy cellát kijelölnöd

Ilyenkor az Excel alapértelmezetten a teljes táblázattal dolgozik, és minden sort megmozgat, ügyelve arra, hogy az összetartozó adatok együtt mozogjanak.

Vigyázz azonban, mert ez az egyszerűsítés csak akkor működik, ha “szabályos” táblázataid vannak.

Miért keverednek össze néha az adatok?

Ha például bekerül egy üres oszlop, és “kettéválik” a táblázat, akkor elkeverednek az adatok, mivel az Excel csak az egyik felét fogja rendezni. (Én is csináltam ilyen anno, amikor telefonáláskor beszúrtam egy üres oszlopot az eredménynek… Elég lett volna elnevezni ezt az új oszlopot, és megspórolhattam volna pár “téves” hívást.)

Hasonlóan össze tudod keverni az adatokat, ha mégis csak egy oszlopot jelölsz ki, és csak azt rendezed (azaz nem bővíted a kijelölést).

Bármi gyanúsat tapasztalsz, inkább lépj vissza (Ctrl Z)! Értékes adatokról pedig mindenképpen legyen biztonsági mentésed is!

Mi alapján rendezi az Excel az adatokat?

Az Excel a szövegeket karakterek, a számokat helyiérték alapján vizsgálja meg – vagyis a helyesírási szabályok szerint rendezi az adatokat sorba. ABC sorrend szerint alma, arany, barack… és 41, 48, 127 a növekvő sorrend.

vegyes-adatok-sorba-rendezesHa azonban a számjegyek mellett más karakter is szerepel, az már szövegnek minősül. Így például a sorszámok sorrendje: 1., 11., 12., 2., 21… lesz

A speciális írásjelekkel kezdődő (például +, !, #, % vagy &) szövegek a sor legelejére kerülnek, majd a számmal kezdődő szövegek jönnek.

Ezért van az, hogy a cégnevek rendezésénél előre kerül a +40 fok Zrt., majd a 3 Testőr Bt.

Viszont ha egyaránt szerepelnek számok és szövegek az adatok között, akkor növekvő sorrendnél a számok kerülnek legelőre, beelőzve az előbb említett szimbólumokat is (és a szám-szöveg kombinációkat).

A szöveg mindig nagyobb a számoknál, még a végtelennél is. (Erre figyelj, amikor 2 értéket összehasonlítasz például egy HA függvénynél)

Mivel a dátumok is számok, ezért őket a számként teszi a megfelelő helyre az Excel (40-41 ezer körüli értékként). Ha nem dátum formátumban lett rögzítve, akkor a karakterek sorrendje a mérvadó, de a számjegyek miatt ilyenkor is a tiszta szövegek elé kerül.

Az üres cellák növekvő és csökkenő sorrendnél is a sor végére kerülnek.

Még egy érdekesség, hogy a magyar ábécé sorrend nem tesz különbséget az ékezetes betűk között. Ezért az Excel sem, tehát ott is ugyanezt az eredményt kapod. Például, itt ez lesz a helyes növekvő sorrend: ágál, agár, állat, alma

A lényeg, hogy az Excel jól (jobban) tudja a szabályokat, bátran hagyatkozz rá!

Ha sok adattal dolgozol, akkor tanulj meg több szempont szerint is rendezni, és ismerd meg a szűrő használatát is!

Sikerült begyakorolnod? 
Ha van tapasztalatod a témában, 
vagy nem elég egyértelmű a leírás, 
oszd meg vagy kérdezz a hozzászólások között. 

További hasznos tippekért  és praktikus billentyű-parancsokért rendeld meg a 111 Hasznos Excel Tipp kiadványt vagy jelentkezz Excel magánórára!

Szeretnél több “Exceles” hibát elkerülni?

Olvasd el ezeket a cikkeket is:

Az 5 legáltalánosabb Excel hiba, amit Te is elkövetsz – hacsak nem olvasod el ezt a cikket

Excel hiba: duplakattal aktiválod a cellát

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.