Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?

Bonyolult képletek helyett használd a szűrés – gyors érték kombót!

A szűrő bekapcsolásához kattints a Rendezés és szűrés ikonra.

Ha van egy nagy ügyféllistád, akkor egy-egy feladat kapcsán előfordulhat, hogy a vevőknek csak egy részét akarod látni.

Például, azokat, akik szoftvert vásároltak, vagy az V. kerületben laknak, csak a nőket vagy az 50 év felettieket – esetleg ezek valamilyen kombinációját.

Ilyenkor válaszd a Szűrés funkciót, amely a Rendezés és szűrés menüben van.

Természetesen először ellenőrizd, hogy megfelel-e a táblázatod a szabályos táblázatok kritériumainak. Ha igen, akkor úgy indítsd el a funkciót, hogy a táblázat egyik (csak egy!) celláját jelölöd ki.

Egyből megjelenik a fejlécek mellett egy-egy lefelé néző nyilacska. Ezekre a nyilakra rákattintva megjelenik az adott oszlopban előforduló adatok listája ábécé sorrendben. Láthatod, hogy minden opció előtt pipa szerepel.

Ha csak a szoftver eladásokra vagy kíváncsi, akkor először kattints az Összes kijelölése előtti dobozba, hogy minden pipát eltávolíts, majd tegyél a szoftver elé pipát.

A szűrés során pipákkal adhatod meg a kritériumokat.

Az OK gombra kattintva már csak a kritériumnak megfelelő adatok listáját fogod látni – jelen esetben a szoftver vásárlásokat.

Tetszik a cikk? Kövess a Facebookon is: fb.com/ExcelTitok

Több kritérium, kevesebb adat

Ha a kapott adatokat szeretnéd tovább szűkíteni az 5., 6., 7. kerületekre, akkor a Városnál is kattints a nyílra, és a felsorolt kerületeket jelöld be.

Mivel most már az adatoknak 2 feltételnek is meg kell felelniük, így darabszámra kevesebb tétel maradt.

Minél több feltételt adsz meg, úgy szűkül az adatok köre, és mindig csak azokat a sorokat látod, amelyek minden kritériumnak megfelelnek.

Hogyan összesítsd a szűrés során kinyert adatokat?

A legtöbben egyből függvényeket akarnak használni, azonban van az összesítésnek egy gyorsabb és biztonságosabb módja is.

A szűrés eredményét a gyors érték segítségével összesítsd.Az összeg meghatározásához egyszerűen jelöld ki az adatokat tartalmazó oszlopot (a képen az F oszlopot), majd alul a gyors értékeknél olvasd le igény szerint az Összeg, Átlag vagy Darab információt.

Mivel általában csak néhány gyors információra van szükség, ezért érdemes utána visszaállítanod a teljes adatbázist, nehogy a következő szűrésnél véletlenül megmaradjon az előző kritérium is, és kevesebb adatot találj, mint amennyi a valóság.

Tipp: mindig gondold át, hogy a kapott darabszám a teljes adatbázishoz viszonyítva reális-e. Így még időben észreveheted a hibát.

A szűrésben is vannak extra lehetőségek. Ha érdekel, olvasd el ezt a cikket is.

Miért fontos a szűrés?

Egyrészt, mert pár kattintással hozzájutsz a keresett adatokhoz és információkhoz. (Ezeket szükség szerint átolvashatod, kimásolhatod, átírhatod, összesítheted.) Az általános felhasználói tudás része, hiszen már a szűrés ismerete is jelentősen gyorsítja a nagy adatbázisokkal való munkát.

Másrészt mert ez lesz a pivot tábla (kimutatáskészítés) alapja. Nem kell minden egyes tételt külön leszűrnöd, hanem egy speciális felületen tudod összekattintgatni a fontos tételeket – feltéve, ha tudod, hogy mire vagy kíváncsi. (Ehhez először a szűrést kell begyakorolni.)

Ha szeretnéd igazán gyorsan összesíteni az adataidat, akkor gyere el az Adatelemzés workshopra!

Olvasd el ezt is:

Szűrés gyorsan – a szűrő használata nélkül

Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

One thought on “Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?

  1. Torday Andrea says:

    Szuper ötlet, sajnálom, hogy nem találtam meg előbb ezt az oldalt!
    Sokat kell használnom a munkahelyemen, szeretnék sokkal profibb lenni, úgyhogy kikapcsolódásként időnként erre járok.
    Egy kedvenc tanárom mondta: “Az Excel semmiben sem különbözik egy pincértől, csak megmondom, mit szeretnék, és elém teszi.” ….Hát szeretnék idáig eljutni.
    Andi

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.