Kinek a hibája, ha 987 fájlban rossz az adat?

Átírja a géneket a Microsoft Excel címmel jelent meg augusztus végén egy cikk az Indexen, amit most olvastam. A lényege röviden, hogy bizonyos gének tudományos elnevezését (pl. SEPT 2 ) az Excel dátummá konvertálta.

A kérdés viszont az, hogy ezt miért nem vették észre azonnal, és hogy Te mit tanulhatsz ebből az esetből?

Ugyanis a probléma csak 10 év után derült ki, amire egy külön feltáró kutatás született: ~7.500, gén-neveket tartalmazó adatbázisból összesen 987 Excel fájlban fordult elő (13%!) az említett hiba, amire ráadásul 704 publikáció is épül. Az időszakban megjelent cikkek közül minden 5. felhasználta a “hibás” fájlokat.

Hogyan maradhatott észrevétlen a hiba ennyi ideig és ennyi fájlban?

hibas-fajlok-excel-genek

Engem nagyon felháborított az eset, mert szerintem egy cég sem engedheti meg magának ezt a felelőtlenséget! (Szerintem az is pazarlás, hogy a munkatársak napokat tékozolnak el a hiányos Excel ismeretek miatt. De az a cég vezetője számára sokáig rejtve maradhat, tehát nem fáj annyira.)

Ráadásul itt egy elég nyilvánvaló formai hiba történt! Nem arról van szó, hogy egy eldugott 28. képletben ment félre valami…

Vajon nem vették észre?
Vagy nem tudtak vele mit kezdeni?
Vagy csak egyszerűen nincs meg az alap jártasságuk az Excelben?

Nézzük végig lépésről lépésre, hogy mit tanulhatunk az esetből!

Kezeld a hibát!

A legjobb, ha rögtön észreveszed, és javítod a problémát. Például, ha egy beírt adat átalakul nem kívánt alakra, akkor szükséged lesz aposztrófra.

Ugyanis amit az aposztróf után írsz, azt nem változtatja meg az Excel (szövegként értelmezi), viszont magát az aposztrófot nem jeleníti meg, azaz nem zavaró. (Kiválóan alkalmas telefonszámok és bankszámlák rögzítésére is.)

A hiba, hibázás önmagában nem baj, hiszen rengeteget lehet belőle tanulni.

Vedd észre a hibát

Kíváncsiságból megkerestem a hivatkozásokat, és letöltöttem 2-t az eredeti fájlok közül. Az egyik 4.759, a másik 10.248 rekordot (tételt) tartalmaz 10 oszlopban.

Ilyen nagy listáknál érdemes a szűrő bekapcsolásával kezdeni. Gyorsan megismerkedhetsz az adataiddal, ha végigkattintgatod az oszlopok tetején található nyilakat. A lenyíló lista ugyanis mindig tartalmazza az oszlopban előforduló összes értéket.

gen-nevA gén neveket tartalmazó oszlop tetején elég feltűnőek a dátumok. (A sorba rendezés szabályai szerint ugyanis a számok – és a dátumok is – előrébb vannak a szövegeknél.)

Így rögtön észrevehető a hiba, és lehet gondolkodni a javításán.

A hibakeresésnek vannak megtanulható praktikái, bár alapvetően a gyakorlat teszi a mestert!

Valószínűleg a kutatók nem keresték, és ezért nem is figyeltek fel a hibára. Úgy gondolták, hogy amire nekik kell az Excel, azzal elboldogulnak, így nem is volt hiányérzetük.

Frissítés: Az Index 2020.08.07-i cikke szerint az elmúlt évben 27 'problémás' gén nevét átírták, így például a MARCH1 helyett MARCHF1, a SEPT1 helyett SEPTIN1 lett az új tudományos elnevezés.

Mennyibe kerülhet egy ártatlan Excel hiba?

Itt szerencsére nem történt anyagi kár – bár a hibakeresés és javítás komoly erőforrásokat igényel -, de számtalan esetet hallani, amikor akár komolyabb következménye is lehet egy figyelmetlenségnek.

Ildikó itt leírt egy konkrét esetet, amikor hasonló banális apróságot rontott el egy volt kollégája. Vagy itt van Péter esete, aki 640.000 Ft-t bukott el, de ha nem ilyen óvatos, akkor több mint 2 millió ment volna füstbe.

Vajon a Te céged mennyit kockáztat a hiányos Excel tudás miatt? Felelős munkatársként, vállalkozásként nem engedheted meg magadnak, hogy egy Exceles baki miatt csússzon félre egy szállítási dátum, megszólítás, bevallott áfa, kiajánlott ár, vagy bármi, ami a céged bevételét vagy megbecsültségét befolyásolja.

Mindez számszerűsítve akár több százezer vagy millió forintot is jelenthet – ehhez képest elenyésző költség egy Excel tanfolyam ára.

Mit tehetsz, hogy ez Veled ne forduljon elő?

Legjobb, ha felkészülsz! Ha valaki Excel táblákkal dolgozik, pláne ha ennyi adatot kezel, akkor érdemes az autodidakta ismereteket kiegészíteni egy szakértő tanácsaival. (Gondolom, az adózás vagy marketing témákban sem magad akarod felfedezni a spanyol viaszt, hanem kritikus helyzetekben megfizetsz egy szakértőt.)

Az Excel nagyon szerteágazó tudomány, emiatt sajnos – csak magamból indulok ki – az ember egyedül nem feltétlenül jön rá a legjobb megoldásokra.

Ma már szinte mindegy, hogy milyen területen dolgozol, szembe jönnek az adatok és az Excel táblák: ügyfél adatok, terméklisták, beszállítók listája, forgalmi adatok, piackutatások, pénzügyi elszámolások, stb. Az információs technológia fejlődésével együtt pedig csak egyre több és több adattal kell dolgozni.

Ha érteni akarod a körülötted zajló folyamatokat, és minimalizálni akarod a hibák számát, akkor egyre mélyebbre kell ásnod magad az Excelben!

Ha reálisan érzed a dolog súlyát, akkor az is világos számodra, hogy az ilyen hibák nem előzhetőek meg az 1 napos – 10 fős csoportos képzésekkel. Mert muszáj felderíteni a felhasználó tudását, és az általa használt Excel fájlokat.

Ehhez pedig rendszeres kapcsolat és személyes bizalom kell.

Szívesen segítünk, ha ezt szeretnéd rövid idő alatt, profin, de mégis játékosan fejleszteni az Excel tudásod! Gyere el (vagy akár az egész csapatodat benevezheted) egy olyan személyre szabott Excel tanfolyamra, ahol átnézzük a munka-fájljaitokat is, és a potenciális veszélyekre is fel tudunk készíteni.

Banális Excel hiba miatt borult a mérleg

Duplikációk keresése: Ki szerepel mindkét listában?

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik.Oktatói csapatával mára már több mint 2000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében.Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés.

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Jelenleg a klubban rengeteg azonnal használható gyakorlatias tipp van. Nem kell órákig keresned a megoldást Itt megtalálod, ami kell a munkádhoz.

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Előléptetés, nagyobb megbecsülés vagy több szabadidő? Ezt fogod elérni, mert ha elakadsz a Klubban kérdezhetsz és tanulhatsz.

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Szeretnél egy támogató közösség tagja lenni, akik ugyanúgy lelkesednek az Excelért, mint Te?

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: pinterest
Pinterest
Megosztás itt: email
Email
Megosztás itt: tumblr
Tumblr
Megosztás itt: skype
Skype
Megosztás itt: whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?

Leave a Comment

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Gyorsítsd a munkád és növeld az eredményeid!

Add meg az adataid, és szerezd meg a leggyakoribb billentyűkombinációk listáját, valamint gyűjts be minél több hasznos Excel tippet az online mini-tanfolyamon!

Kérlek, ezt a mezőt töltsd ki!
Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés. Magasabb fizetés és több szabadidő!

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: skype
Skype
Megosztás itt: whatsapp
WhatsApp
Megosztás itt: email
Email

Kövess minket Facebookon!

Legutóbbi bejegyzések

Ezt olvastad már?

Miért “nagyobbak” a sorok? Avagy mi a sormagasság és oszlopszélesség mértékegysége?

A sormagasság ‘mérete’ (12,75) jóval nagyobb, mint az oszlopé (8,43) Bizonyára észrevetted, hogy egy átlagos cella majdnem négyszer szélesebb, mint amilyen magas. Mégis a nagyságot …

Tovább olvasom →

Az Excel szintfelmérő legváratlanabb helyzetei – amire Te most előre felkészülhetsz

Arról már többször írtam (például itt), hogy az Excel szintfelmérő írásra hogyan készülhetsz fel. Most kimondottan azokat a technikai nehézségeket szedtem össze, amelyekre az álláskereső …

Tovább olvasom →

Ingyenes Excel tippek: 22 + 3 tipp a táblázat formázásához

Itt a blogon folyamatosan jelennek meg az ingyenes Excel tippek a személyes tapasztalataim (gyakori kérdéseitek) alapján. Most összegyűjtöttem a táblázat formázásához kapcsolódó írásokat: A Szerzőről Legfrissebb …

Tovább olvasom →