Átírja a géneket a Microsoft Excel címmel jelent meg augusztus végén egy cikk az Indexen, amit most olvastam. A lényege röviden, hogy bizonyos gének tudományos elnevezését (pl. SEPT 2 ) az Excel dátummá konvertálta.
A kérdés viszont az, hogy ezt miért nem vették észre azonnal, és hogy Te mit tanulhatsz ebből az esetből?
Ugyanis a probléma csak 10 év után derült ki, amire egy külön feltáró kutatás született: ~7.500, gén-neveket tartalmazó adatbázisból összesen 987 Excel fájlban fordult elő (13%!) az említett hiba, amire ráadásul 704 publikáció is épül. Az időszakban megjelent cikkek közül minden 5. felhasználta a “hibás” fájlokat.
Hogyan maradhatott észrevétlen a hiba ennyi ideig és ennyi fájlban?
Engem nagyon felháborított az eset, mert szerintem egy cég sem engedheti meg magának ezt a felelőtlenséget! (Szerintem az is pazarlás, hogy a munkatársak napokat tékozolnak el a hiányos Excel ismeretek miatt. De az a cég vezetője számára sokáig rejtve maradhat, tehát nem fáj annyira.)
Ráadásul itt egy elég nyilvánvaló formai hiba történt! Nem arról van szó, hogy egy eldugott 28. képletben ment félre valami…
Vajon nem vették észre?
Vagy nem tudtak vele mit kezdeni?
Vagy csak egyszerűen nincs meg az alap jártasságuk az Excelben?
Nézzük végig lépésről lépésre, hogy mit tanulhatunk az esetből!
Kezeld a hibát!
A legjobb, ha rögtön észreveszed, és javítod a problémát. Például, ha egy beírt adat átalakul nem kívánt alakra, akkor szükséged lesz aposztrófra.
Ugyanis amit az aposztróf után írsz, azt nem változtatja meg az Excel (szövegként értelmezi), viszont magát az aposztrófot nem jeleníti meg, azaz nem zavaró. (Kiválóan alkalmas telefonszámok és bankszámlák rögzítésére is.)
A hiba, hibázás önmagában nem baj, hiszen rengeteget lehet belőle tanulni.
Vedd észre a hibát
Kíváncsiságból megkerestem a hivatkozásokat, és letöltöttem 2-t az eredeti fájlok közül. Az egyik 4.759, a másik 10.248 rekordot (tételt) tartalmaz 10 oszlopban.
Ilyen nagy listáknál érdemes a szűrő bekapcsolásával kezdeni. Gyorsan megismerkedhetsz az adataiddal, ha végigkattintgatod az oszlopok tetején található nyilakat. A lenyíló lista ugyanis mindig tartalmazza az oszlopban előforduló összes értéket.
A gén neveket tartalmazó oszlop tetején elég feltűnőek a dátumok. (A sorba rendezés szabályai szerint ugyanis a számok – és a dátumok is – előrébb vannak a szövegeknél.)
Így rögtön észrevehető a hiba, és lehet gondolkodni a javításán.
A hibakeresésnek vannak megtanulható praktikái, bár alapvetően a gyakorlat teszi a mestert!
Valószínűleg a kutatók nem keresték, és ezért nem is figyeltek fel a hibára. Úgy gondolták, hogy amire nekik kell az Excel, azzal elboldogulnak, így nem is volt hiányérzetük.
Frissítés: Az Index 2020.08.07-i cikke szerint az elmúlt évben 27 'problémás' gén nevét átírták, így például a MARCH1 helyett MARCHF1, a SEPT1 helyett SEPTIN1 lett az új tudományos elnevezés.
Mennyibe kerülhet egy ártatlan Excel hiba?
Itt szerencsére nem történt anyagi kár – bár a hibakeresés és javítás komoly erőforrásokat igényel -, de számtalan esetet hallani, amikor akár komolyabb következménye is lehet egy figyelmetlenségnek.
Ildikó itt leírt egy konkrét esetet, amikor hasonló banális apróságot rontott el egy volt kollégája. Vagy itt van Péter esete, aki 640.000 Ft-t bukott el, de ha nem ilyen óvatos, akkor több mint 2 millió ment volna füstbe.
Vajon a Te céged mennyit kockáztat a hiányos Excel tudás miatt? Felelős munkatársként, vállalkozásként nem engedheted meg magadnak, hogy egy Exceles baki miatt csússzon félre egy szállítási dátum, megszólítás, bevallott áfa, kiajánlott ár, vagy bármi, ami a céged bevételét vagy megbecsültségét befolyásolja.
Mindez számszerűsítve akár több százezer vagy millió forintot is jelenthet – ehhez képest elenyésző költség egy Excel tanfolyam ára.
Mit tehetsz, hogy ez Veled ne forduljon elő?
Legjobb, ha felkészülsz! Ha valaki Excel táblákkal dolgozik, pláne ha ennyi adatot kezel, akkor érdemes az autodidakta ismereteket kiegészíteni egy szakértő tanácsaival. (Gondolom, az adózás vagy marketing témákban sem magad akarod felfedezni a spanyol viaszt, hanem kritikus helyzetekben megfizetsz egy szakértőt.)
Az Excel nagyon szerteágazó tudomány, emiatt sajnos – csak magamból indulok ki – az ember egyedül nem feltétlenül jön rá a legjobb megoldásokra.
Ma már szinte mindegy, hogy milyen területen dolgozol, szembe jönnek az adatok és az Excel táblák: ügyfél adatok, terméklisták, beszállítók listája, forgalmi adatok, piackutatások, pénzügyi elszámolások, stb. Az információs technológia fejlődésével együtt pedig csak egyre több és több adattal kell dolgozni.
Ha érteni akarod a körülötted zajló folyamatokat, és minimalizálni akarod a hibák számát, akkor egyre mélyebbre kell ásnod magad az Excelben!
Ha reálisan érzed a dolog súlyát, akkor az is világos számodra, hogy az ilyen hibák nem előzhetőek meg az 1 napos – 10 fős csoportos képzésekkel. Mert muszáj felderíteni a felhasználó tudását, és az általa használt Excel fájlokat.
Ehhez pedig rendszeres kapcsolat és személyes bizalom kell.
Szívesen segítünk, ha ezt szeretnéd rövid idő alatt, profin, de mégis játékosan fejleszteni az Excel tudásod! Gyere el (vagy akár az egész csapatodat benevezheted) egy olyan személyre szabott Excel tanfolyamra, ahol átnézzük a munka-fájljaitokat is, és a potenciális veszélyekre is fel tudunk készíteni.
- Lehet módosítani a diagram típusát? - 2021-04-01
- SZUM vagy DARAB? Melyik mutatószámhoz melyik függvényt válaszd? - 2021-02-26
- Enterek törlése Wordben - 2021-02-19
- HAHIBA – Így cseréld le a #HIÁNYZIK értéket - 2021-01-26
- Automatikus kitöltés az Excelben - 2020-10-28
- Kápráztasd el egyedi megjegyzésformával a munkatársaidat! - 2020-08-14
- Decimális igazítás az Excelben - 2020-06-26
- Nem találok megfelelő dátum formátumot - 2020-06-23
- Miért nem mindegy, hogy hogyan gyűjtöd az adatokat? - 2020-06-16
- Értesíts, ha változik a Google Táblázat - 2020-05-22
