Bonyolult képletek helyett használd a szűrés – gyors érték kombót!
Ha van egy nagy ügyféllistád, akkor egy-egy feladat kapcsán előfordulhat, hogy a vevőknek csak egy részét akarod látni.
Például, azokat, akik szoftvert vásároltak, vagy az V. kerületben laknak, csak a nőket vagy az 50 év felettieket – esetleg ezek valamilyen kombinációját.
Ilyenkor válaszd a Szűrés funkciót, amely a Rendezés és szűrés menüben van.
Természetesen először ellenőrizd, hogy megfelel-e a táblázatod a szabályos táblázatok kritériumainak. Ha igen, akkor úgy indítsd el a funkciót, hogy a táblázat egyik (csak egy!) celláját jelölöd ki.
Egyből megjelenik a fejlécek mellett egy-egy lefelé néző nyilacska. Ezekre a nyilakra rákattintva megjelenik az adott oszlopban előforduló adatok listája ábécé sorrendben. Láthatod, hogy minden opció előtt pipa szerepel.
Ha csak a szoftver eladásokra vagy kíváncsi, akkor először kattints az Összes kijelölése előtti dobozba, hogy minden pipát eltávolíts, majd tegyél a szoftver elé pipát.
Az OK gombra kattintva már csak a kritériumnak megfelelő adatok listáját fogod látni – jelen esetben a szoftver vásárlásokat.
Tetszik a cikk? Kövess a Facebookon is: fb.com/ExcelTitok
Több kritérium, kevesebb adat
Ha a kapott adatokat szeretnéd tovább szűkíteni az 5., 6., 7. kerületekre, akkor a Városnál is kattints a nyílra, és a felsorolt kerületeket jelöld be.
Mivel most már az adatoknak 2 feltételnek is meg kell felelniük, így darabszámra kevesebb tétel maradt.
Minél több feltételt adsz meg, úgy szűkül az adatok köre, és mindig csak azokat a sorokat látod, amelyek minden kritériumnak megfelelnek.
Nézd meg videón is, mit érdemes tudnod a szűrő használatáról:
Hogyan összesítsd a szűrés során kinyert adatokat?
A legtöbben egyből függvényeket akarnak használni, azonban van az összesítésnek egy gyorsabb és biztonságosabb módja is.
Az összeg meghatározásához egyszerűen jelöld ki az adatokat tartalmazó oszlopot (a képen az F oszlopot), majd alul a gyors értékeknél olvasd le igény szerint az Összeg, Átlag vagy Darab információt.
Mivel általában csak néhány gyors információra van szükség, ezért érdemes utána visszaállítanod a teljes adatbázist, nehogy a következő szűrésnél véletlenül megmaradjon az előző kritérium is, és kevesebb adatot találj, mint amennyi a valóság.
Tipp: mindig gondold át, hogy a kapott darabszám a teljes adatbázishoz viszonyítva reális-e. Így még időben észreveheted a hibát.
A szűrésben is vannak extra lehetőségek. Ha érdekel, olvasd el ezt a cikket is.
Miért fontos a szűrés?
Egyrészt, mert pár kattintással hozzájutsz a keresett adatokhoz és információkhoz. (Ezeket szükség szerint átolvashatod, kimásolhatod, átírhatod, összesítheted.) Az általános felhasználói tudás része, hiszen már a szűrés ismerete is jelentősen gyorsítja a nagy adatbázisokkal való munkát.
Másrészt mert ez lesz a pivot tábla (kimutatáskészítés) alapja. Nem kell minden egyes tételt külön leszűrnöd, hanem egy speciális felületen tudod összekattintgatni a fontos tételeket – feltéve, ha tudod, hogy mire vagy kíváncsi. (Ehhez először a szűrést kell begyakorolni.)
Ha szeretnéd igazán gyorsan összesíteni az adataidat, akkor gyere el az Adatelemzés workshopra!
Olvasd el ezt is:
Szűrés gyorsan – a szűrő használata nélkül
Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?
- Kedvcsináló gyorsbillentyűkhöz - 2025-02-20
- Fordított oszlopok az Excelben - 2025-01-15
- A Télapó ajándéklistája Excelben - 2024-12-21
- Így juthatsz le gyorsan a táblázat aljára, ha üres cellák vannak benne - 2024-10-04
- Mi köze egy magyar mérnöknek az Excelhez? - 2024-09-05
- Egy Excel hiba, ami a héten engem is megtréfált - 2024-08-28
- Szerkessz egyszerre több fület! - 2024-06-20
- Lehet valaki “béna” az Excelhez? - 2024-06-04
- Képek beszúrása Excelbe - 2024-02-26
- Ezért különleges év a 2024 🥂 BÚÉK! - 2024-01-06
1 thought on “Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?”
Szuper ötlet, sajnálom, hogy nem találtam meg előbb ezt az oldalt!
Sokat kell használnom a munkahelyemen, szeretnék sokkal profibb lenni, úgyhogy kikapcsolódásként időnként erre járok.
Egy kedvenc tanárom mondta: „Az Excel semmiben sem különbözik egy pincértől, csak megmondom, mit szeretnék, és elém teszi.” ….Hát szeretnék idáig eljutni.
Andi