Ma már nem vita, a világ az adatokról szól, a big data kora van, és minden cég rengeteg adattal rendelkezik. Ezeket az adatokat valahogy tárolni kell, úgy, hogy abból bármikor könnyen kinyerjük az adatokat.
Két fő irányzat létezik: az egyik a végeredmény felől közelít, hogyan lesz könnyen értelmezhető az adat. A másik a tárolást optimalizálja, és célja, hogy könnyen elemezhető, összehasonlítható legyen az adat – ezért inkább listákban (adatbázisban) gyűjti az adatokat.
Nézd meg a videóban részletesebben, vagy olvasd tovább a cikket:
Mátrix, a “régi módszer”
Sok helyen látom, hogy mátrixos rendszerbe rögzítik az adatokat. Előnye, hogy könnyen értelmezhetőek az adatok, egyből leolvashatóak a részösszegek. Például melyik termékből mennyi az értékesítés az egyes régiókban, de a konkrét kombinációk (pl. Észak-Alföld, monitor: 87) is könnyen megtalálható.
Két szempont kitűnően elfér a két tengelyen, és valóban megkönnyíti az adatok értelmezését.
Ha azonban több csoportosítási-szűrési szempont van, például valamilyen időt is hozzárendelnek az adatokhoz, az már nem fér ki a táblázatba. Ezért logikusan az Excel fülek lesznek hónapok vagy a negyedévek. Esetleg még egy szempont bejöhet, és az alapján külön Excelekbe kerülnek az adatok, de egyre nehezebb lesz átlátni őket.
Ennek persze számtalan verziója van. Például az értékesítők külön fülön vezetik a napi adataikat, vagy a partnerektől kapott árlisták foglalják el a külön füleket.
Amikor valahogy összesíteni kell a fülek vagy fájlok között, akkor már nagyon kaotikus és követhetetlen lesz a szétszórt adattenger.
Ezért fontos, hogy már az elejétől adatbázisban gondolkozunk és a kezdetektől adatbázisokat gyűjtsünk.
Mit jelent az adatbázis?
Azt jelenti, hogy az elemi adatokat (azaz rekordokat) egy sorban rögzítjük. Például Észak-Alföld, monitor eladás 87 db.
Az oszlopokat nevezem el (Régió, Termék, Darabszám).
Előnye, hogy lefelé és oldalra is korlátlanul bővíthető. Így nem kell azon gondolkodni, hogy hová férnek el az új dimenziók, hiszen csak egy új oszlopot kell beszúrni.
Például rögtön bekerülhet új oszlopba az év, akár a konkrét nap is, az értékesítő, sőt, akár az ügyfél neve is. Tehát eleve sokkal részletesebben gyűjthetőek (elemezhetőek) az adatok. Így akár évekre visszamenőleg láthatom, hogy ki-mikor-kinek-mit adott el.
Már a szűrővel, szeletelővel is rengeteg információ kiolvasható a táblázatokból.
Ezt a 2 dolgot mindenképpen kerüld: többsoros fejlécek és egyesített cellák. Ha teheted, használd a Táblázat formátumot!
Régi adatok átalakítása adatbázissá
A „rossz formában” rögzített adat is jobb, mintha semmilyen adat sem lenne.
Alapvetően azt ajánlom, hogy kezdj tiszta lappal egy új táblázatot, és innentől abban gyűjtsed az adatokat. A régi adatok átemeléséhez bátran kérj segítséget – egyéni oktatás keretében megoldjuk -, szerencsére már rengeteg modern eszközt kínál erre is az Excel.
Adatelemzés játszva a pivot táblával
Ha jók az adataid, akkor pár kattintással tetszés szerinti összesítő táblázatokat készíthetsz. Ha még nem láttad a fenti videót, akkor legalább ezt a részt nézd meg.
Persze a legjobb, ha eljössz egy Adatelemzés – pivot tábla workshopra, ahol alaposan begyakorolhatod, hogy mi mindenre jó a Kimutatáskészítés, és hogyan tudsz komplett műszerfalakat készíteni.
Komplett irányítópultokat készíthetsz, ahol a szeletelők segítségével egyszerre szűrhetsz több táblázatra, diagramra, így elemezve a konkrét termékeket / régiókat, vagy amit éppen szeretnél.
Így játék lesz az adatok elemzése.
Bővebben az adatokról
- Hogyan kell az adatokat sorba rendezni?
- Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?
- Lehet-e egyszerre több szempont szerint rendezni az adatokat?
- 3 tipp az Excel kereséshez
- Hogyan használd a szűrést az információ kinyerésére?
- Szűrés gyorsan – a szűrő használata nélkül
- Ismered ezt az 5 szűrő trükköt?
- Excel szeletelő – egyszerűbb szűrés
- Kimutatás készítés COVID adatokkal
About Bernadett
Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 2000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.- Így juthatsz le gyorsan a táblázat aljára, ha üres cellák vannak benne - 2024-10-04
- Mi köze egy magyar mérnöknek az Excelhez? - 2024-09-05
- Egy Excel hiba, ami a héten engem is megtréfált - 2024-08-28
- Szerkessz egyszerre több fület! - 2024-06-20
- Lehet valaki “béna” az Excelhez? - 2024-06-04
- Képek beszúrása Excelbe - 2024-02-26
- Ezért különleges év a 2024 🥂 BÚÉK! - 2024-01-06
- Csak a kitöltött sorok nyomtatása - 2023-11-06
- Bemutatkozás 1 percben - 2023-10-25
- Hozz létre egyéni listákat - 2023-10-17