Árajánlat kalkulátor Excelben: így készítsd el!

Mit tennél, ha ma behívna a főnököd, és Rád bízná az új árajánlat kalkulátor elkészítését? Természetesen Excelben kellene egy olyan sablont összeállítanod, amely pár változó adat megadása után kiadná a végösszeget.

Mit tennél, hogy éreznéd magad? Bepánikolnál, vagy izgatottan leülnél a számítógép elé és már írnád is a képleteket? 

A reakciód valószínűleg 2 dologtól függ:

  • mennyire vagy rutinos az Excelben,
  • és, hogy az életben (papír alapon, számológéppel) mennyire bonyolult a céged árazása.

Nézzük meg, hogyan érdemes hozzáfognod a kalkulátor készítéshez, és milyen szempontokat kell végiggondolnod! De először is: miért bízd az Excelre ezt a feladatot a kollégák helyett?

3 érv, hogy az Excelt használd az árajánlat készítéshez

✔ Időt spórol:
Nagyon sokan panaszkodnak, hogy az ajánlatírás rengeteg időt vesz igénybe, van, ahol egy teljes ember munkáját kiteszi, mégis gyakran kidobott munka (költség), hiszen csak minden sokadikból lesz üzlet. Ha viszont az Excelt használod, elég egyszer összeállítani – igaz, ez több idő -, utána már mindig gyorsan kiszámolja a változó igényekre, mennyiségekre a végeredményt. Ajánlattól és számítástól függően akár 15-60 percet meg tud spórolni.

✔ Mindig jól számol:
Ha alaposan végiggondoltad a folyamatod, akkor a kalkulátor nem fog semmit elfelejteni vagy félreütni, hanem garantáltan pontos lesz az ajánlat.

✔ Levédhető és automatizálható:
vannak olyan Excel funkciók, amelyekkel “hülye-biztossá” teheted az Excelt, így biztosan nem fogják kitörölni a kollégák a beírt képleteket. Sőt, akár az Excelből is készíthetsz pdf formátumot vagy küldhetsz e-mailt.

Egyszerű kalkulátorok

Tegyük fel, hogy viszonylag egyszerű folyamatról van szó.

Árajánlat kalkulátor: papíron vagy Excelben?Van egy 6.000 Ft-os terméked, amiből a vevő rendel N darabot. Tiszta sor, N x 6000 lesz a végösszeg. Ezt akár fejben, vagy számológéppel is ki tudod számolni.

Az Excelben sem bonyolultabb, csupán a megfelelő adatokat és képletet kell elhelyezned egy táblázatban.

Ha több terméked van, akkor azokat egymás alá rendezheted. A végére tehetsz egy szállítási költséget, esetleg egy kuponkedvezményt.

Összességében a 4 alapművelettel elboldogulhatsz. (Más téma, de hasonló felépítés a bruttó-nettó bér kalkulátor.)

Ha rendszeresen használod, és ezzel megkönnyíted magad és mások munkáját, ezt a táblázatot már nevezhetünk “Excel árajánlat kalkulátor”-nak.

Amikor jönnek a komplikációk

A bonyodalmak akkor jönnek, amikor több terméked és több árlistád van. Vagy ha bejönnek különböző feltételek, mint például a végösszegtől függ a szállítási költség, vagy a kedvezmény mértéke.

Ezekhez az esetekhez ugyanis már szükséged lesz függvényekre. HA, ÉS, VAGY, FKERES, hogy csak az “egyszerűbbeket” említsem.

De a nehézség nem is feltétlen maga a képlet – sokkal inkább a folyamat átgondolása: hány árlistából dolgozol, honnan (melyik listából, ott is éppen melyik sor, melyik oszlop) veszed az adatokat.

Ha szeretnél segítséget az árajánlat kelkulátor 
elkészítéséhez, akkor gyere el a következő 
árajánlat-készítő workshopra vagy 
egy Excel mini tanfolyamra!

Tervezd meg az árajánlat kalkulátor készítését

Mint mindig, itt is jobban jársz, ha tervezéssel kezded. (Erre a papírt javaslom.)

A jó árajánlat kalkulátor titka a folyamatok átgondolása

Próbálj meg egy egyszerű folyamatábrát készíteni, hogy lásd az összefüggéseket!

Gondold végig, ha most át kellene adnod az árajánlat készítést egy kollégának, akkor hogyan magyaráznád el neki a lépéseket.

  • Milyen szempontokat, bejövő adatokat kell gyűjtened
  • hány összetevője van a végső árnak
  • milyen kedvezmények járnak
  • hány árlistából dolgozol
  • hány különböző folyamatod van, amire külön számítás szükséges.

Például csak azért, mert több partner termékét forgalmazod, és több árlistával dolgozol, nem kell külön sablon mindegyikre, ha egyébként maga a folyamat megegyezik.

De ha teljesen más a folyamat, és teljesen más elemekből épül fel, akkor érdemes lehet külön kalkulátort készíteni.

Árajánlat kalkulátor a gyakorlatban

Korábban egy szoftverfejlesztő cégnél dolgoztam. 2007. júniusában modulárissá vált a számlázó-program, azaz a felhasználók maguk válogathatták össze a számukra fontos funkciókat. Viszont számos belső összefüggést kellett figyelembe venni.

Az értékesítő kollégák hálásak voltak, mikor elkészült egy belső Excel sablon, mert onnantól gyorsabb és pontosabb lett a számítás.

De később a fejlesztő is örült az Excel mintának, mikor megrendeltem a weboldaladra az online kalkulátort, mert jól átgondolt volt és egyből minden egyértemű volt a számára. Csupán 1-1,5 óra fejlesztési költség lett, szemben azzal, ahogy egyébként el tud folyni az idő, ha menet közben kell a felmerülő kérdéseket egyeztetni, netán akkor jut eszedbe, hogy “Hoppá, olyan is szokott lenni, hogy…”

Sajnos az Excel fájl már nincs meg, de az ebből készült webes árajánlat kalkulátor 10 év után is – a szükséges változtatásokkal – remekül üzemel. Itt megnézheted.

Egy jó kalkulátor időt spórol

Excel tanárként is több cégnek segítettem már rendbe szedni az árajánlatok kiszámolását – és látom, hogy rengeteg időt nyertek vele.

  • Időt spórolhatsz, ha programozás előtt állsz.
  • Egyszerűbb lesz a kollégák betanítása.
  • A legtöbbet pedig a használattal spórolhatod meg.

Az Excel kalkulátor időt spórol és rengeteg előnnyel járEgy “rutin” számításnak nem szabadna 5 percnél többe telnie. Ha Te egy ajánlattal fél órát foglalkozol, akkor az minden alkalommal 25 perc veszteség.

Napi 4 ajánlatnál már 100 perc. Ami hetente több mint egy munkanap…

Egy jó Excel kalkulátorral akár több adminisztratív ember munkáját megspórolhatod. 

Vagy ha az ajánlatadás az értékestőid feladata, akkor a papírmunka helyett végre valóban az ügyfelekre fókuszálhatnak.

Amit folyamatában átlátsz, és egy kollégának el tudsz magyarázni (be tudod tanítani), azt az Excel még könnyebben “megérti”, és bombabiztosan elvégzi.

Ha szeretnél segítséget az árajánlat sablon elkészítéséhez, akkor gyere el a következő árajánlat-készítő workshopra vagy egy Excel mini tanfolyamra!

A 640.000 forintos Excel hiba, ami akár 4x annyiba is kerülhetett volna

FKERES – megtalálja helyetted

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.