Ha a következő banális Excel hiba esetét valaki más meséli nekem, azt mondom: vicces, de tényleg, kár, hogy nem igaz. Hiszen a számformátumok ismerete (mint például az ezres csoportosítás) alap dolog.
De a sztori annál a cégnél történt, ahol közel 4 évet dolgoztam középvezetőként, és egy hasonló pozícióban dolgozó munkatársam vétette ezt a nagyon komoly szarvashibát.
Külföldi partnerrel a havi elszámolás file-ban tartották nyilván az összes termékmozgást (pluszt és mínuszt), ezt görgették hónapról hónapra, a valós pénzügyi elszámolás az év végén történt.
A cégnél több termékvonal is volt, általában az volt a felállás, hogy mindig a gyártó (azaz a cégünk) tartozott a megrendelő felé, ezért csodálkoztunk is, hogy az X termékcsoport esetében mindig a vevő tartozik, méghozzá elég jelentős tétellel.
Ők meg hangoztatták, hogy a CI-nek (continuouse improvement – folyamatos fejlesztés) köszönhetően ők rengeteg pénzt spórolnak a gyártáson és a logisztikán, és ez teljesen rendben van.
Mi meg csak csendben irigykedtünk.
A rejtélyre fény derül: banális Excel hiba, amit lehet, hogy Te sem vettél volna észre
Aztán egy szép márciusi napon beköszöntött a pénzügyi zárás napja.
Ez általában egy 3-4 napos procedúra, ilyenkor a helyi pizzafutár az éves bevételének legalább 50%-át megkereste a bent éjszakázó sok-sok munkatárson.
A többi termékvonal be is fejezte az elszámolást, az X termékcsoportnál még a 6. nap is égett este 10-kor a villany az irodában.
Hogy rövidre fogjam: a havi kimutatás file-ban a hatalmas számokat a vevő oly módon tartotta nyilván, hogy pl. az 1 000 000 USD esetén az utolsó 3 nulla a cellában nem szám volt, hanem az USD-vel együtt a cella formátuma. (Ezt bárki megteheti az egyéni formátum segítségével)
Viszont az X termékcsoportos munkatárs a sok képlet miatt az adatokat mindig értékként mentette ki a saját file-jába, és közben nem vette észre az elvesztett nullákat, így csak a számok ezred részével számolt tovább, és váltotta át forintra. Vagyis 50 ezer USD helyett csak 50-nel számolt, ezzel 45 000 USD = 9 000 000 Ft nem létező nyereséget okozott a termékvonalnak.
A történetben az volt a szerencse, hogy ennél az elszámolásnál végre kiderült a hiba, valamint a vevő is elnéző volt, mivel így igen jól járt, hiszen az eddig tartozása hirtelen követelésbe váltott át.
Ugyanekkor a cégünk vezetői érzelmileg pont egy ellentétes irányú hullámvasútra ültek fel, és az eddig papíron realizált nyereség is egy ellenkező előjelű fogalommá vált.
Érdekes módon a cégnél utána sem kaptunk egy alapos Excel képzést.
Kerüld el a másik típus-hibát, és használd helyesen a szummázást!
Te hogyan ellenőrzöd magad és munkatársaidat?
- Mit teszel annak érdekében, hogy ilyen hiba Nálatok ne fordulhasson elő?
- Vannak beépített ellenőrző pontok?
- Tisztában vagy azzal, hogy munkatársaid mennyire használják jól az Excelt?
Mi lenne, ha igénybe vennéd egy külső szakértő tanácsait, aki segítene rövid idő alatt, személyre szabottan feltérképezni és fejleszteni a munkatársaid tudását? Közben pedig a munka-fájljaitokat is átnézzük, így a potenciális veszélyekre is fel tudjuk őket készíteni.
Mindezt játékosan, 2 fős kiscsoportokban, vagy Skype-on keresztül egyénileg. 90 perces órákon, hogy a munkatársaid ne essenek ki hosszú időre a munkaidőből, ugyanakkor a találkozások között legyen idejük gyakorolni is.
Kattints, és kérj árajánlatot az egész csapatod fejlesztésére!
Ezt is olvasd el
3 módszer a képletek ellenőrzésére
