A céges pénzügyek követése cégmérettől és ügyviteli rendszertől függetlenül szükséges! Mégis, a legtöbb vállalkozónak fogalma sincs a cége pénzügyi helyzetéről, nem tudja, mire mikor mennyi pénz ment el. A kisvállalkozók a könyvelőben reménykednek (majd ő megmondja, hogy mi történt, és szól, ha baj van), vagy felvesznek egy pénzügyest, abban bízva, hogy majd ő intézi a céges pénzügyek nyűgjeit.
Pedig érdemes a főbb vállalati területekre, így a céges pénzügyek követésére is megalkotni egy naprakész információkat, kulcs mutatószámokat jelző vállalti műszerfalat. Ha jól van kitalálva a rendszer, pár kattintással frissíthető, így mindig naprakész lesz, így nemcsak a jó döntésekhez segít hozzá, hanem időben tetten érhetőek a kisebb-nagyobb hibák is.
A céges pénzügyek legnagyobb rémálma: 128 millió Ft eltünése nem tűnt fel
A következő történet az E.On-ról szól, ahol a pénzügyes sikkasztott 128,4 millió forintot. Persze, ez egy nagyvállalat…, de a történet érdekessége pont az, hogy nem házon belül derült ki a sikkasztás, hanem egy banki alkalmazottnak tűnt fel a hétről hétre beérkező több százezres összeg.
Az alábbi cikk 2007. április 20. pénteken jelent meg az www.mfor.hu portálon:
„…A ma 33 éves férfi az áramszolgáltató társaság számviteli és pénzügyi osztályán pénzügyi szakértőként tevékenykedett. Feladatai közé a bankszámlák forgalmának figyelése, a bankszámlák feletti rendelkezés, továbbá a banki terminálokon elektronikus adatállományok továbbításának, fogadásának, archiválásának megszervezése és végrehajtása tartozott.
T. Csaba munkakörének lehetőségeivel visszaélve 2004. január 10. és 2005. június 1. között kilencven jogtalan átutalást indított az E.On folyószámlájáról két különböző banknál vezetett saját számláira. Az így átutalt 128,4 millió forintot több nagyobb részletben felvette, és szerencsejátékra, illetve más, ismeretlen célokra költötte.
A pénzügyi szakértő a csalást úgy követte el, hogy cégénél az átutalásokra váró tételek közé a saját számláira szántakat is beillesztette, vagyis csoportos átutalásokat hozott létre. A vádlott a jogtalan utalások leplezésére megváltoztatta a főkönyvi számlát, nyolcvanhatszor bankköltségként, négyszer kapott bankkamatot csökkentő tételként számolta el a saját számlájára irányított összegeket.
A csalásra úgy derült fény, hogy T. Csaba egyik bankja pénzmosás gyanújával bejelentést tett a rendőrségre, mivel feltűnt, hogy a férfi számlájára két-három naponta 500-700 ezer forint közötti összegek érkeznek, s azokat az ügyfél néhány napon belül készpénzben fel is veszi.”
Pont Csabiról nem gondoltuk volna…
Ennek a cikknek számomra volt egy szomorú aktualitása. A férfi, akiről a cikk szól, egy ismerősöm vőlegénye volt, így az eseményeket a hölgy szemén keresztül éltem át. Ő a sikkasztásról mit sem tudott, a pénzből semmit nem látott.
Egyik délután arra érkezett haza, hogy a közös lakásukban a rendőrség házkutatást tartott, ruhák, papírok egymás hegyén-hátán, káosz a köbön. Borzalmas, nyomasztó élmény volt ez neki. A párkapcsolati csalódásról nem is beszélve.
Csabi egy rendkívül kedves, visszahúzódó, vicces, figyelmes, nyugis srác volt. Igaz, eszes is, és széles látókörű, akivel szinte bármiről el lehetett beszélgetni. De az hihetetlen volt, hogy ő egy ilyen mértékű csalásba bele merjen vágni, egyedül!
Ezt nem tudtuk felfogni. Pedig így történt.
Mit tanulhatsz az esetből, amivel a céges pénzügyek kontrollját javíthatod a saját vállalkozásodban?
Miután a személyes vonalat félretettem, Excel oktatóként és szervezetfejlesztőként rengeteg kérdés merült fel bennem, mint pl:
Hogy lehet, hogy egy professzionálisan működő multinaciolás szervezet vidéki részlegénél másfél év leforgása alatt észrevétlenül el tud tűnni 128 millió forint? Ez havonta átlagosan 7 millió forint észleletlen hiány. A történetet még az színesíti, hogy 2005. januárjában az E.ON-t egy nagy nevű tanácsadócég világította át, melynek során a céges pénzügyek terén mindent rendben találtak!
Milyen heti riportokat néztek azok a vezetők, akik heti 1,5 millió forint hiányt nem érzékeltek? Vajon mennyire részletesen és rendszeresen monitorozták a céges pénzügyek tételeit? Vajon egy jó adatforrással rendelkező grafikon képes lett-e volna kimutatni a sikkasztásokat?
Vajon milyen érzés lehet egy multinacionális cég pénzügyi vezetőjének, amikor nem a saját munkatársai, nem a híres tanácsadócég, hanem egy kis helyi takarékszövetkezet munkatársa tudatja vele, hogy ömlik ki a pénz az ablakon?
Most gondolhatod azt, hogy a tengerből, ha kiveszünk 1000 m3 vizet, az senkinek nem tűnne fel. Vagy hogy egy kisvállalat életében ilyen eset biztos nem fordulhat elő. Vagy azt, hogy „én csak megbízható rokonokat, ismerősöket alkalmazok a cégemben. Aki nem rokon, az nem is fér a pénzhez. Én köszi, jól alszom.” Igen, ilyen is van.
Mégis, a Te számodra mi a sztori tanulsága? Mit teszel annak érdekében, hogy mostantól jobban átlásd a céges pénzügyeid?
Mit tehetsz, hogy ez Veled ne forduljon elő?
Legjobb, ha felkészülsz, és fejleszted a rendszereidet és a munkatársaid tudását. Ha valaki számokkal, Excel táblákkal dolgozik, akkor érdemes az autodidakta ismereteket kiegészíteni egy szakértő tanácsaival. (Gondolom, az adózás vagy marketing témákban sem magad akarod felfedezni a spanyol viaszt, hanem kritikus helyzetekben megfizetsz egy szakértőt.)
Az Excel nagyon szerteágazó tudomány, emiatt sajnos – csak magamból indulok ki – az ember egyedül nem feltétlenül jön rá a legjobb megoldásokra. Az információs technológia fejlődésével együtt pedig csak egyre több és több adattal kell dolgozni. Ha érdekel, hogyan rendszerezheted jobban a céges információkat, akkor olvasd el ide kattintva a „Mérés, információ tárolás és adatelemzés közérthetően” cikkünket is.
Szívesen segítünk, ha szeretnéd rendbe tenni a céges nyilvántartásokat, kimutatásokat. Gyere el (vagy akár az egész csapatodat benevezheted) egy olyan személyre szabott Excel tanfolyamra, ahol átnézzük a munka-fájljaitokat is, és a potenciális veszélyekre is fel tudunk készíteni. Vagy inkább az Adatelemzés – pivot tábla Workshop keretében tanultok?
Utóhang
Bár erről nincsenek információink, valószínűleg azóta az E.On is átalakította a belső rendszereit. Amit tudok, és nagyon örvendetesnek találok, hogy már alkalmazzák a mesterséges intelligenciát az elektromos vezetékek hibáinak feltérképezésére. Ezzel évi 18.000 munkaórát (2.250 munkanap!) spórolnak, és a szerelőiket jobban ki tudják használni, bejárás helyett az érdemi hibajavításra, új bekötésekre tudnak fókuszálni.
Ez is érdekelhet
Szövegek összefűzése: így ollózz össze több cellából adatokat
3 módszer a képleteket ellenőrzésére
