Banális Excel hiba miatt borult a mérleg

Ha a következő banális Excel hiba esetét valaki más meséli nekem, azt mondom: vicces, de tényleg, kár, hogy nem igaz. Hiszen a számformátumok ismerete (mint például az ezres csoportosítás) alap dolog.

De a sztori annál a cégnél történt, ahol közel 4 évet dolgoztam középvezetőként, és egy hasonló pozícióban dolgozó munkatársam vétette ezt a nagyon komoly szarvashibát.

A havi elszámolás file-ban tartották nyilván az összes termékmozgást.Külföldi partnerrel a havi elszámolás file-ban tartották nyilván az összes termékmozgást (pluszt és mínuszt), ezt görgették hónapról hónapra, a valós pénzügyi elszámolás az év végén történt.

A cégnél több termékvonal is volt, általában az volt a felállás, hogy mindig a gyártó (azaz a cégünk) tartozott a megrendelő felé, ezért csodálkoztunk is, hogy az X termékcsoport esetében mindig a vevő tartozik, méghozzá elég jelentős tétellel.

Ők meg hangoztatták, hogy a CI-nek (continuouse improvement – folyamatos fejlesztés) köszönhetően ők rengeteg pénzt spórolnak a gyártáson és a logisztikán, és ez teljesen rendben van.

Mi meg csak csendben irigykedtünk.

A rejtélyre fény derül: banális Excel hiba, amit lehet, hogy Te sem vettél volna észre

Aztán egy szép márciusi napon beköszöntött a pénzügyi zárás napja.

Ez általában egy 3-4 napos procedúra, ilyenkor a helyi pizzafutár az éves bevételének legalább 50%-át megkereste a bent éjszakázó sok-sok munkatárson.

Ki gondolta volna, hogy egy banális Excel hiba okozta az eltérést?A többi termékvonal be is fejezte az elszámolást, az X termékcsoportnál még a 6. nap is égett este 10-kor a villany az irodában.

Hogy rövidre fogjam: a havi kimutatás file-ban a hatalmas számokat a vevő oly módon tartotta nyilván, hogy pl. az 1 000 000 USD esetén az utolsó 3 nulla a cellában nem szám volt, hanem az USD-vel együtt a cella formátuma. (Ezt bárki megteheti az egyéni formátum segítségével)

Viszont az X termékcsoportos munkatárs a sok képlet miatt az adatokat mindig értékként mentette ki a saját file-jába, és közben nem vette észre az elvesztett nullákat, így csak a számok ezred részével számolt tovább, és váltotta át forintra. Vagyis 50 ezer USD helyett csak 50-nel számolt, ezzel 45 000 USD = 9 000 000 Ft nem létező nyereséget okozott a termékvonalnak.

A történetben az volt a szerencse, hogy ennél az elszámolásnál végre kiderült a hiba, valamint a vevő is elnéző volt, mivel így igen jól járt, hiszen az eddig tartozása hirtelen követelésbe váltott át.

Ugyanekkor a cégünk vezetői érzelmileg pont egy ellentétes irányú hullámvasútra ültek fel, és az eddig papíron realizált nyereség is egy ellenkező előjelű fogalommá vált.

Érdekes módon a cégnél utána sem kaptunk egy alapos Excel képzést.

Kerüld el a másik típus-hibát, és használd helyesen a szummázást!

Te hogyan ellenőrzöd magad és munkatársaidat?

  • Mit teszel annak érdekében, hogy ilyen hiba Nálatok ne fordulhasson elő?
  • Vannak beépített ellenőrző pontok?
  • Tisztában vagy azzal, hogy munkatársaid mennyire használják jól az Excelt?

Mi lenne, ha igénybe vennéd egy külső szakértő tanácsait, aki segítene rövid idő alatt, személyre szabottan feltérképezni és fejleszteni a munkatársaid tudását? Közben pedig a munka-fájljaitokat is átnézzük, így a potenciális veszélyekre is fel tudjuk őket készíteni.

Mindezt játékosan, 2 fős kiscsoportokban, vagy Skype-on keresztül egyénileg. 90 perces órákon, hogy a munkatársaid ne essenek ki hosszú időre a munkaidőből, ugyanakkor a találkozások között legyen idejük gyakorolni is.

Kattints, és kérj árajánlatot az egész csapatod fejlesztésére!

Ezt is olvasd el

3 módszer a képletek ellenőrzésére

Üzleti Excel Workshopok

About Ildikó

Pálos Ildikó marketing szakos közgazdász és szervezetfejlesztő. Tíz éven keresztül dolgozott különböző iparágakban vezetői pozíciókban. Többek között olyan multinacionális cégeknél, mint a Kraft Foods és az Elcoteq, ezért pontosan tudja, hogy mit jelent a hatékonyság.Szervezetfejlesztőként cégvezetőknek segít abban, hogy cégük munkafolyamatainak hatékonyabbá tételével az év végén több nyereség maradjon a zsebükben.

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés.

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Jelenleg a klubban rengeteg azonnal használható gyakorlatias tipp van. Nem kell órákig keresned a megoldást Itt megtalálod, ami kell a munkádhoz.

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Előléptetés, nagyobb megbecsülés vagy több szabadidő? Ezt fogod elérni, mert ha elakadsz a Klubban kérdezhetsz és tanulhatsz.

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Szeretnél egy támogató közösség tagja lenni, akik ugyanúgy lelkesednek az Excelért, mint Te?

Hasznos volt? Oszd meg az ismerőseiddel is!

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: pinterest
Pinterest
Megosztás itt: email
Email
Megosztás itt: tumblr
Tumblr
Megosztás itt: skype
Skype
Megosztás itt: whatsapp
WhatsApp

Mi a véleményed? Van kérdésed?

Leave a Comment

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Gyorsítsd a munkád és növeld az eredményeid!

Add meg az adataid, és szerezd meg a leggyakoribb billentyűkombinációk listáját, valamint gyűjts be minél több hasznos Excel tippet az online mini-tanfolyamon!

Kérlek, ezt a mezőt töltsd ki!
Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!

Excel Titok VIp Klub

Gyorsabb, eredményesebb munkavégzés. Magasabb fizetés és több szabadidő!

Napi szinten használod az Excelt, és szeretnél a problémákon gyorsan átlendülni? Legyél profibb a munkádban és érd el a célod!

Folyamatosan fejlődsz míg eléred a célod!

Könyv áráért Excel könyvtár

Szakértőktől kérdezhetsz akár minden nap

Oszd meg az ismerőseiddel is!

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: skype
Skype
Megosztás itt: whatsapp
WhatsApp
Megosztás itt: email
Email

Kövess minket Facebookon!

Legutóbbi bejegyzések

Ezt olvastad már?

Védett: [VIP Klub] Kumulált egyenleg, görgetett átlag

Nincs kivonat, mert ez egy védett tartalmú bejegyzés.

Tovább olvasom →

A kijelölés fortélyai – avagy hogyan használd az egeret a táblázatokban?

A kijelölés az egér bal gombjával történik (kattintás). A cikkből megtudod, hogyan jelölj ki sorokat, oszlopokat, cellákat, nagyobb területeket az Excelben. Ha otthonosan akarsz mozogni …

Tovább olvasom →

Hová lett a görgetősáv?

A görgetősáv egy grafikus elem, ami segít megjeleníteni nagy Excel táblázat esetén az egyébként nem látható részeket. “Csúszkának” is hívják, mivel az egérrel könnyel lehet csúsztatni, …

Tovább olvasom →