Segítség, infodömping! Mérés, információ tárolás és adatelemzés közérthetően

Az információ tárolás, elemzés, adatgyűjtés kulcsfontosságú: legyen egy jó rendszered, ami segít megkülönböztetni a lényegest a lényegtelentől. Hiszen vállalkozóként, menedzserként, vagy akár csak „szimpla” átlagemberként is rengeteg infó zúdul rád nap mint nap.

Hogyan mérd, tárold és rendszerezd azokat a dolgokat, amelyekre szükséged lehet? Hogyan tudsz létrehozni egyszeri, átgondolt munkával egy olyan rendszert, amivel az adatelemzés játék és valóban informatív lesz?

Ma már nagyon könnyű információhoz jutni, és kell is, hogy az iparágaddal, vevőiddel “képben legyél”. A kérdés csak az, hogy hogyan tudsz az adathalmazból valódi információt nyerni?

Az információ pénz – ha használod

Ha minden alkalommal külön fület, táblázatot nyitsz, könnyen eljöhet az a pont, hogy már Te sem igazodsz ki a saját táblázataidban, és az adatelemzés igazi rémálommá válik. Nyilván rájöttél, hogyan NEM tudod hasznosítani az adataid. Ha minden rendszer nélkül begyűjtöd az adatokat és lemented az egészet a számítógéped egy elfeledett mappájába, az édeskevés.

  • A főnök kérdezi, hogy készen vagy-e a prezentációval, amit kért. Igen, egy csomó adatot begyűjtöttél, de még nem igazán tudod, hogyan lehetne ezt érthető módon tálalni.
  • Információ tárolás, elemzés, adatgyűjtés - az Excel egy kiváló eszközAz elmúlt időszakban igencsak elszálltak a költségek – szeretnéd utólag rendezni, hogy melyik kihez/mihez tartozik, amélkül, hogy elveszelnél a részletekben.
  • Jó lenne kielemezni és értékelni a múlt heti akciót, de gondot okoz az Adwords, Facebook hirdetési statisztikák és a számlázóban, webáruházban lévő adatok összehangolása, és már Te sem tudod, hogy melyiknek higgyél.

Inkább láss hozzá tiszta lappal, és építs olyan rendszert, ami a jövőben a kezed alá dolgozik. Hadd adjak néhány szempontot.

1. Határozd el, hogy mit akarsz mérni.

Mi az az info, ami tényleg előrébb visz, és mi az, ami csak statisztikai adat? Ha például a te ügyfeleid a Facebookról tájékozódnak és telefonon jelentkeznek be hozzád, akkor nem biztos, hogy napi pár percnél több időt kellene fordítanod a weboldalad látogatói statisztikáinak böngészésére, rendszerezésére.

Határozd meg a saját mutatószámaid, pl.

  • Bejövő telefonhívások száma
  • Facebook megjelenések száma
  • Hírlevélfeliratkozók száma
  • Megrendelések száma

A marketing mellett gondolj más területekre is, például gyártás, pénzügy:

  • kintlévőségek vagy cash-flow állomány
  • számlák kifizetésének átlagos hossza
  • egy emberre jutó átlagos bevétel / nyereség
  • selejtek száma

2. Információ tárolás: hol és hogyan tárolod az adataidat?

Az információ tárolás, elemzés, adatgyűjtés ezért kulcsfontosságú a vállalkozásoknakRemélem, a kockás füzet helyett már Excel táblát használsz! A Táblázat formátum segít strukúrálni az adataid, és később is nagy hasznodra lesz.

Sok mérőeszköz (pl. a Google vagy a facebook statisztikái) látványos és áttekinthető módon mutatják meg az adatokat, viszont nehéz bennük a régebbi múltra visszakeresni, ezért érdemes lehet exportálni az adatokat.

Elég neked ez a megoldás, vagy inkább szeretnéd lementeni az eredményeket? Milyen részletesen kellenek az adatok, elég: órára-percre pontosan akarod vezetni, vagy elég a heti összesítés?

Táblázatban vagy grafikonon szeretnéd visszanézni az adatokat?

3. Saját rendszert alakítasz ki, vagy kész rendszert használsz?

Ma már vannak olyan eszközök, sablonok, amelyek segíthetnek a gyakran használt adatok (pl. pénzügyi kimutatások) rendszerezésében.

Alapvetően szoftver-párti vagyok, az egyedi fejlesztésről viszont lebeszéllek.

Nézz körül a piacon – és ha valami hiányzik, azt modellezd le Excelben. (A szoftverek általában egyetlen kattintással exportálják az adatokat az Excelbe, így ott még mindig tudod “csinosítani” őket).

Olyat ügyviteli és Crm szoftvereket keress, ami már elég régóta a piacon van, megszabadult a kezdeti gyerekbetegségektől, valamint profi gárda áll mögötte, akik folyamatosan fejlesztik a termékeket. A legtöbb ilyen termék minden olyan adatot tud kezelni, amire egy hozzád hasonló vállalkozónak, cégnek szüksége lehet.

4. Hogyan dolgozod fel az adatokat? Egyszeri vagy ismétlődő adatelemzés kell?

Kevés ember van, aki tökéletesen átlátná a véget nem érő Excel táblázatokat, vagy más, kusza adathalmazt. Ezért sokan belesnek abba a hibába, hogy rögtön az “átlátható” kis táblázatokat kezdik megszerkeszteni, például minden hónapban külön fülre teszik a termékenkénti bevétel-költség összehasonlítást.

Ezekből a “mini-táblázatokból” 2-3-t is nehéz összehasonlítani. Ha pedig 2, vagy 5 év múlva szeretnéd visszanézni a trendeket, akkor elveszel a képletekben és a másolgatásokban. Végül fogalmad sem lesz, hogy mi történt a cégedben.

Pedig nem kell újra feltalálnod a spanyolviaszt! Egyszerűen kezdd el listákban gyűjteni az adatokat! Így már a szűrővel is hasznos információkhoz juthatsz. Ha egy fülön tárolod az adatokat, a keresés is gyorsabb lesz.

Ha viszont készítesz hozzá egy jól felépített, cégre szabott irányítópultot (adatokkal, grafikonokkal), ami “magától frissül”, akkor elég rápillantanod, és rögtön leolvashatod a szükséges infórmációkat, és egyből tudod, hogy mire kell a következő pár napban fókuszálnod.

5. Egyedül dolgozod ki az információ tárolás rendszeredet, vagy segítséget kérsz?

Vállalkozóként sok dolog van, amit egyedül kell kialakítanod, de az adatok mérése és elemzése NEM tartozik ezek közé. Ezen a workshopon segítek jól működő és időspóroló rendszereket kialakítani a Te szokásaidra és vállalkozásodra szabva. Megmutatom, hogyan egyszerűsítsd a statisztikáidat az Excel tábla kimutatás-készítés funkciójával.

Az adatok gyűjtése, mérése és értelmezése olyan téma, amiben nagyon könnyű elveszni, és sokan feladják – pedig fontos, sőt életbevágó. Egy jól irányzott statisztikával csökkentheted a költségeidet, növelheted a bevételeidet, és meghatározhatod a céged ideális fejlődési irányát.

Ne hagyd, hogy az adatok legyőzzenek: tanuld meg, hogyan állíthatod őket a szolgálatodba! 

Árajánlat kalkulátor Excelben: így készítsd el!

Duplikációk keresése: Ki szerepel mindkét listában?

About Bernadett

Bernadett 10 évig dolgozott a versenyszférában, majd az ott szerzett tapasztalatok alapján állította össze az ExcelTitok képzési módszert. 2010 szeptembere óta csak Excel oktatással foglalkozik. Oktatói csapatával mára már több mint 1000 emberrel foglalkoztak személyesen, egyéni oktatás keretében. Célja, hogy írásainak és munkájának köszönhetően minél többen megbarátkozzanak az Excellel.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.