Egyre elterjedtebb a Google Táblázat használata, mivel az támogatja a közös munkát. Azonban az Excelben is lehetséges a munkafüzet megosztása. Nézzük, hogyan működik a funkció és milyen előnyökkel-hátrányokkal jár!
A „normál” Excel fájlt egyszerre csak egy ember szerkesztheti, a többieknek „Csak Olvasásra” nyílik meg. A megosztott munkafüzetet egyszerre több munkatárs is szerkesztheti.
Első lépés: az Excel munkafüzet megosztása
Ha már megvan a munkafüzet, amelyet mások számára is szeretnél elérhetővé tenni, akkor kövesd a lépéseket:
A Korrektúra lap Változások csoportjában kattints a Munkafüzet megosztása parancsra
A Szerkesztés lapon jelöld be a „Közös használat engedélyezése. Ez lehetővé teszi a módosítások egyesítését is” négyzetet.
Később ezen a lapon nézheted meg, hogy éppen kik tartják nyitva az adott munkafüzetet – és akár ki is „dobhatod” őket.
Az OK gomb megnyomásával létrejön a megosztás: a fejlécben megjelenik a „[közös]” szó a fájlnév mellett, és már kész is több felhasználós üzemmód, azaz egyszerre többen is megnyithatjátok, szerkeszthetitek a fájlt.
A másik (Beállítások) fülön pár további beállítást tehetsz:
A Beállításoknál megadhatod például, hogy a munkafüzet nyomon kövesse-e, hogy ki mit változtatott a táblázatban. Ha igen, akkor hány napig tartsa meg a változtatások listáját. Maximum 32767 napnyi (közel 90 év!) változást tud követni a program.
Itt megadhatod azt is, hogy csak mentéskor, vagy közben is bizonyos időközönként (5-1440 percenként) frissüljön a munkafüzet a többi felhasználó módosításaival. (Ezen belül eldöntheted, hogy a saját munkádat el is mentse-e.)
Illetve itt adhatod meg, hogy amennyiben egyszerre többen módosítjátok ugyanazt a cellát, akkor melyik legyen az érvényes.
A szűrő- és nyomtatási beállításokat mindenki tetszés szerint módosíthatja, és minden felhasználóra a saját beállítása kerül mentésre, azaz a következő megnyitáskor is ugyanazt fogja látni.
Figyelj arra is, hogy a munkafüzetet olyan mappába mentsed, ahol a többi kolléga is hozzáfér a fájlhoz. Illetve ellenőrizd a más munkafüzetekre vagy egyéb dokumentumokra mutató hivatkozásokat is.
Mi nem működik a megosztott munkafüzetben?
Megosztott munkafüzet hátránya, hogy a bekapcsolással egy időben egy csomó korlátozás lép érvénybe.
Néhány gyakori funkció, amely nem működik a közös használatú táblázatokban (a teljes lista itt)
- Cellák egyesítése
- Feltételes formázás létrehozása
- Formázás táblázatként*
- A Munkafüzet másolása (fájlon belül) vagy törlése
- Diagramok hozzáadása, szerkesztése
- Kimutatások (más néven Pivot táblák) hozzáadása, szerkesztése
- Jelszó megváltoztatása
- Makró(k) módosítása, VBA kód megjelenítése
A már korábban létrehozott funkciók használhatóak. Ezért ha igény merül fel valamelyik listázott funkcióra, célszerű a megosztást átmenetileg megszüntetni majd a művelet elvégzése után visszakapcsolni.
*A Táblázat formátumot egyáltalán nem engedélyezi a Közös használat. Ha tartalmazza a fájl, akkor előbb vissza kell alakítani tartománnyá.
Ütközések kezelése
Mi történik, ha két felhasználó egyszerre akarja ugyanazt a cellát módosítani a munkafüzetben? Ezt hívják ütközésnek!
Mivel az Excel csak az egyik módosítást tudja menteni, ilyen esetekben feldobja az Ütközések feloldása ablakot, ahol megnézheted a kolléga által mentett értéket, és mérlegelheted, hogy melyik verzió maradjon.
A döntésednek megfelelően kattints „Az enyém szerint” vagy az „E szerint” gombra.
Hogyan szüntethető meg a munkafüzet megosztása?
A munkafüzet megosztásának megszüntetése előtt győződj meg róla, hogy az összes többi felhasználó befejezte és elmentette a munkafüzetben végzett munkát.
A művelet a bekapcsoláshoz hasonló, csak most törölni kell a pipát a megosztás megszüntetéséhez: Korrektúra / Munkafüzet megosztása / Szerkesztés / [pipa nélkül] Közös használat engedélyezése…
Sikeres (közös) munkát!
Ha szeretnéd felülvizsgáltatni és ésszerűsíteni az Excel fájljaidat, vagy betanítani a munkatársaidat a megfelelő használtra, akkor fordulj hozzánk bizalommal!
- Így juthatsz le gyorsan a táblázat aljára, ha üres cellák vannak benne - 2024-10-04
- Mi köze egy magyar mérnöknek az Excelhez? - 2024-09-05
- Egy Excel hiba, ami a héten engem is megtréfált - 2024-08-28
- Szerkessz egyszerre több fület! - 2024-06-20
- Lehet valaki “béna” az Excelhez? - 2024-06-04
- Képek beszúrása Excelbe - 2024-02-26
- Ezért különleges év a 2024 🥂 BÚÉK! - 2024-01-06
- Csak a kitöltött sorok nyomtatása - 2023-11-06
- Bemutatkozás 1 percben - 2023-10-25
- Hozz létre egyéni listákat - 2023-10-17
15 thoughts on “Hogyan használd az Excelt közös munkára? (munkafüzet megosztása)”
Még valami sajnos nem lehetséges közös munkafüzet esetén: nem lehet a cella tartalmát hivatkozássá tenni.
Szia Csaba!
Igen, a teljes listában ez szerepel is. Ilyenkor (hasonló funkcióknál is) az a megoldás, hogy:
1, átmenetileg megszünteteted a megosztást,
2, a „sima fájlba” beszúrod a hivatkozást (pivot táblát, diagramot, stb…)
3, újra megosztod közös használtra.
A „kész” dolgokat már hasznalja mutatja a fájl, csak a létrehozást nem támogatja.
További jó munkát!
Bernadett
Létrehoztam egx excel táblát megosztottam otthoni csoportban. A másik gépen csak olvasásra lehet megnyitni. Miért?
Sikerült! A megosztott mappa volt írásvédett.
Köszönöm a visszajelzést! További jó munkát!
Bernadett
Kedves Bernadett,
Az alábbi problémában, kérném a tanácsodat. Van egy közös használatú excel fájl ami szerveren van elmentve. A kliens gépek domainbe vannak. Gépeken különféle verziójú MS office fut (2007, 2010, 2013, 2016). A közös használatú excel fájl egy időben több gépen fut és mikor töltik a táblázatot és mentenek rá, ki írja h XY által zárolva (pedig az XY nem ír bele nem mentett rá csak meg van nála nyitva). Majd egy kis idő múlva ismét mentés és akkor sikerül. Ez mitől lehet, hogy ezt a fájl zárolást írja ki? Esetleg beállítás kérdése? Választ előre is köszönöm.
Kedves Zoltán!
Valószínűleg nem az Excel megosztás funkciójával van gond (hiszen pont az a lényeg, hogy megnyitva lehet a megosztott fájl több felhasználónál is).
Egy kis internetes kereséssel két, elsőre furcsának tűnő tippet találtam (nem tudtam kipróbálni, de akik megosztották, nekik segített hasonló esetben):
– Kapcsold ki a Részletek ablaktábla megjelenítését az Intézőben: Rendezés / Elrendezés.
– Mappabeállításokban a Nézet fülön kapcsold ki az „Előugró üzenetek megjelenítése mappa- és asztalelemekhez” kapcsolót.
Üdv, Zoltán
Kedves Bernadett,
az alábbi problémával kapcsolatban kérném a segítségedet: egy Excel táblát használunk közösen több gépen párhuzamosan. Időnként ellenőrizni szeretnénk, hogy adott dolgot ki írt be a táblába, de sajnos csak néhány kolléga esetében jelzi az Excel, hogy ki volt – névvel vagy színnel. Két gép esetén nem tesz különbséget, mindkettőre azt írja, hogy „TULAJDONOS”, a szín is azonos. Hol lehetne beállítani, hogy azoknál is színnel vagy névvel jelezze?
Előre is köszönöm a választ.
Üdv. Helena
Kedves Helena!
Az Excel-beli felhasználó nevét kell megnézni és átírni, mert ezt használja a program.
További jó munkát!
Bernadett
Kedves Bernadett,
Nagyon köszönöm a választ. Most már rendben van.
Üdv.
Helena
Számomra nem derül ki, hogy ez internettel hogyan megy. Tehát van 1 excel táblám, azt Canadában a barátom hogyan fogja látni?
Egy cégen belül belső hálózatban működik.
Kedves József!
A közösen használandó Excel fájlt egy olyan megosztott, cégen belüli szerveren lévő könyvtárba kell tenni, amit mindketten elértek írási joggal. Azaz ne a saját helyi könyvtáradban legyen, mert ha a géped nincs bekapcsolva (eltérő időzónában dolgoztok), akkor a fájl nem lesz elérhető a barátod számára.
Üdv,
Zoltán
Microsoft Teams-en belül oszd meg az excel táblát.
Interneten keresztül csodásan műxik. 🙂
Köszi a kiegészítést, ma már valóban Teamsen keresztül érdemes a közös fájlokat használni. (A cikk 2016.03.14-án íródott, a Teams-t 2017-ben vezették be.)
Kedves Bernadett,
Van-e ehhez hasonló lehetőség word dokumentumoknál is?
Válaszod előre is köszönöm!